個人情報保護方針

2024年3月10日

 奈良SGGクラブ（以下、当会）では、個人情報の保護に関する法令及びその他の規範を遵守し、いかなる個人情報も正しく取り扱い、その保護に努める。

1.【定義】個人情報とは

　当会に提供を受けた氏名、住所、メールアドレス、電話番号、生年月日、性別（以下略称Ａ）、写真画像や映像により特定の個人を識別することができる情報（同じくＢ）、さらに研修期間中の個人に対するすべての研修報告書（同じくＣ）を意味する。

2.【収集方法】個人情報の収集

　上記ＡＢＣは、下記のような場合に本人から提供を受けるものとする。当会はその目的の達成に必要な範囲内でこれらを収集する。

（１）本人が当会への入会を希望する時や実際に入会する時

（２）当会の活動に対する問い合わせ時やガイド依頼時ならびにガイド実施時

（３）当会に集計や翻訳、通訳などの何らかの業務を委託される時

（４）既存会員が自分の個人情報の一部を変更した時。この場合は、当事者から速やかに事務局に申し出ること。

3.【管理】個人情報の管理

（１）Ａは、事務局が所定のサーバおよび又はクラウド上で「会員リスト」として厳正に一括管理する。また「会員リスト」は、奈良市などの公的機関が会員名簿の提出を求める場合以外は、本人の同意なく、外部の第三者に提供されることはない。ただしクラブ内部で特定の会員に至急に連絡する必要がある場合、各案内所の所定のパソコンで規定のパスワードを入力した上で、必要最小限の情報を検索することは可能とする。

（２）入会希望者向けの説明会や面接時に配布する資料には、当会の個人情報保護の方針を明記する。

（３）機関紙やガイド報告で使用するＢや、研修中に使用するＣの送受信には、適切なパスワードを設定し、細心の注意を払って行うものとする。また担当委員会が、慎重かつ厳正にその管理を担当する。

4.【利用】個人情報の利用目的

　個人情報ＡＢＣは、円滑なクラブ運営のために利用し、それ以外の目的には使用しない。当会では、次のような機会にその目的に合わせて適切に個人情報を利用する。

～入会希望者・研修生・会員の個人情報保護について～

（１）[公的機関の要請時] 奈良市の公的機関、特に奈良市立公民館が登録団体に会員名簿の提出を求める時（3の(1)参照）

（２）[保険申請時] 毎年行うボランティアガイド保険の申請時

（３）[入会時] 入会希望者への説明会及び面接用の資料として利用し、面接終了後は適切に処分し、研修以外の目的には利用しない。

（４）[研修時] 研修の効率的な実施のために利用し、それ以外の目的には利用しない。また研修会員は正式会員とは違う立場であることから、情報共有には一定の制約を受けるが、正式会員となった時点でその制約はなくなるものとする。

〜同行ガイドなどガイドや通訳を依頼される方の個人情報保護や肖像権保護について〜

（５）[ガイド依頼受付時] ガイド・通訳サービス依頼者の連絡先や依頼の詳細などは、当会が当該依頼に迅速・適切に対応するために利用し、当該依頼の終了後は適切に処分し、それ以外の目的には利用しない。

（６）[ガイド/通訳実施時] ガイド中や通訳中に人物撮影を行う場合は、必ず事前に使用目的を伝え口頭または文書で各人から個別に使用許可を得ることとする。社寺名が特定可能な建造物および又は記念物を有する場所での撮影については、その社寺に最大限の敬意を持ち、その権利に可能な限りの留意を払いながら、行うものとする。

（７）[ガイド/通訳報告書作成時] ガイドや通訳の担当者は報告書の作成時に、依頼者のＡやＢの開示を必要最小限に抑えて記載するよう留意する。なおこの報告書の作成と管理は、当会のガイド・通訳活動の品質向上、事後問い合わせへの対応、定例の活動報告書の作成、さらにJNTOへの優良善意ガイド表彰候補申請時など、健全な組織的対応のために行うものであり、いかなる場合でも個人情報の露出は必要最小限に留めるように留意する。作成された活動報告書は、同行ガイドや通訳を担当する委員会の委員のみがアクセス可能な特定のサーバでのみ閲覧可能とする。さらに報告書の削除要請があった場合は、ガイド・通訳を実際に行った会員およびまたは依頼者の氏名を匿名化することで対応する。

（８）[その他] 当会の機関紙、HP、また入会やガイド依頼を呼び掛けるチラシなどでＢを使用する場合には、その写真を撮影した全員と写真に写った全員に必ず事前に使用目的を伝え、口頭または文書で個別に使用許可を得ることとする。なお、意図しない人物が映り込んだ映像は利用しない。

（９）上記以外の状況で何らかの個人情報あるいはそれに類するものを利用する必要が生じ
た場合は、運営委員会で審議し、その利用が適切か慎重に吟味検討の上、判断する。

5.【削除】 個人情報の削除について

　下記のような場合には、関係するすべてのＡＢＣを削除あるいは廃棄する。

（１）[退会時] 会員本人または家族による退会届が出て特定の個人のＡＢＣが不要になった場合、その退会日に合わせ、関係部局は適宜適切な削除・廃棄処分を行うこと。

（２）[面接時] 面接には履歴書の持参を依頼するが、合格・不合格に関わらず、面接終了時にその場で直接返却する。事前に受領した関連する電子データも速やかに面接担当者個人のパソコンから削除し、事務局で一括管理とする。

（３）[研修時] 研修期間中に使用したＡＢＣのうち、正会員になった時点で不要となったものがあれば、削除・廃棄などの適切な処分を行う。何らかの理由で研修を辞退した場合は、その研修生に関する報告書など全てのＡＢＣを速やかに削除・廃棄する。何らかの理由で研修を辞退した研修生の分も含め、全研修生の研修報告書と研修指導報告書は、指導をした正会員の個別のパソコンに保管せず適宜削除するよう、研修を主導する委員長が関係者に要請する。また研修修了時に、全研修生の報告書並びに研修指導報告書とそれに類する資料は、当該委員長のパソコンから削除・廃棄する。

（４）[履歴書] 既存の正会員の履歴書はすべて溶解処分で廃棄処分とする。

（５）[その他] HPやチラシにＢを掲載された会員から要請があれば、その利用を速やかに中止し、削除する。

（６）[例外規定] 設立当時からこれまでの当会の発展を証明する資料として、その歴史的価値が高いと認められた場合は、史料として保管する場合がある。例えば、設立当時の各種資料、総会資料、会計報告資料、機関紙各号、新聞やテレビなどによる報道記事や番組、主要な翻訳物、およびまたはそれに類すると判断されるものなどである。

6.【事故】不測の事態の対応について

　第三者からの悪意のあるハッキングやウィルスなどの不測の事態で個人情報の漏洩事故が起こった場合は、運営委員会はその事実を会員全員に公表し、必要に応じて関係部門に連絡をし、専門家のアドバイスを仰いだうえで可及的速やかに最善と思われる対抗策を実施する。さらにその対策の実施状況は随時公表し、再発防止の方策を取るようにする。その他、不可抗力による漏洩事故があった場合も上記に準ずる。

7. 個人情報の取扱いの改善・見直し

　当会は、個人情報の取扱い、管理体制及び取組みに関する点検を実施し、継続的に改善・見直しを行う。